Voorbeeldbrief Aankondiging Digitaal Factureren

Voorbeeldbrief Aankondiging Digitaal Factureren

Beste klant,

Wij willen u graag op de hoogte stellen van een belangrijke verandering binnen ons bedrijf. Vanaf [datum] zullen wij volledig overstappen op digitaal factureren. Dit betekent dat u uw facturen niet langer per post zult ontvangen, maar digitaal via e-mail.

Waarom stappen wij over op digitaal factureren?

Met digitaal factureren kunnen wij efficiënter werken en papier en kosten besparen. Het is een milieuvriendelijke oplossing die ons in staat stelt om sneller en nauwkeuriger facturen naar u te verzenden. Daarnaast biedt het gemak en flexibiliteit voor zowel u als klant als voor ons als leverancier.

Hoe werkt digitaal factureren?

Wanneer u in ons systeem geregistreerd staat als klant, zult u automatisch digitaal facturen ontvangen via het door u opgegeven e-mailadres. In de e-mail vindt u een PDF-bestand met uw factuur en eventuele bijbehorende documenten.

U kunt de factuur eenvoudig opslaan en archiveren op uw computer of uitprinten indien gewenst. Mocht u problemen ervaren met het ontvangen of openen van digitale facturen, dan kunt u contact opnemen met onze klantenservice voor ondersteuning.

Voordelen van digitaal factureren:

1. Snellere ontvangst van facturen
2. Minder papierverbruik en milieuvriendelijk
3. Gemakkelijk opslaan en archiveren
4. Direct toegankelijk bij eventuele disputen of vragen

Wat moet u doen?

Om digitaal facturen te ontvangen, hoeft u niets te doen. Wij hebben uw e-mailadres reeds geregistreerd in ons systeem en u zult de facturen vanaf [datum] automatisch via e-mail ontvangen.

Indien u toch graag uw facturen per post wilt blijven ontvangen, kunt u contact opnemen met onze klantenservice. Wij zullen uw voorkeur noteren en ervoor zorgen dat u de facturen zoals gewoonlijk per post ontvangt.

Belangrijke informatie:

• Controleer regelmatig uw spamfilter of ongewenste e-mailmap om er zeker van te zijn dat onze digitale facturen niet als spam worden gemarkeerd.
• Als u wijzigingen wilt doorgeven met betrekking tot uw contactgegevens, zoals uw e-mailadres of postadres, neem dan contact met ons op zodat wij uw gegevens kunnen bijwerken.

Wij hopen op uw begrip voor deze verandering en zijn ervan overtuigd dat digitaal factureren u voordelen zal bieden. Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Met vriendelijke groet,